外贸开发信的准备工作

详细内容准备

以下有关英文网站、电子邮箱、产品目录和报价单、客户疑问简答等准备资料,是外贸开发信所必须要有的配套工具,绝对不可缺少。而且需要精心研究和炮制,切不可掉以轻心。发送外贸开发信的最高目标是最后成功获得订单,而这个目标的实现,不仅要求高水平的外贸开发信,而且需要这些配合工具的强大和高效。

1. 英文网站

现在是全球化之下的信息时代,做外贸,英文网站是必备的。对这一点,似乎很多中小外贸厂家和外贸公司只是听说而没有行动,大部分都还没有英文网站.而很多外贸企业虽然有网站,可惜往往是随便找网站公司造了一个公司网站壳子而已,有的漂亮,有的丑陋。但是,其中至关重要的产品和营销内容刼往往被忽视了。公司老板和管理层不懂外贸外贸网站的重要性。两第一线的外贸业务人员,却又难以主导网站的建设,很多外贸厂家和外贸公司的人员流动频繁,网站流于形式。问题特别严重的是,大部分网站的英文写作惨不忍睹,内容陈旧,缺少信息,语言空洞,错误百出。作为专业外贸从业人员,你应该对此高度重视。主动承担起对公司网站充实、修改、更新、提高的责任。中文网站可以不管,但是英文部分一定要有符合国际需求的专业写作,千万不要翻译公司中文网站的内容,坚决杜绝“党八股”文风和“假、大、空”的词句。

外贸开发信中往往需要给出具体的网络链接,用于进一步详细说明特定的营销内容。这些还需要反复推敲、精心制作。必要的时候,付费聘请外贸行家或专业外贸写手进行指点或捉刀。

2. 电子邮箱

做外贸的一般不能仅仅使用免费邮箱,如雅虎或热邮账户(yahoo, hotmail),而是需要专业形象的电子邮箱。在外贸交往中,要齐备诸如: info@chnABC.com,sales©chnABC. Com, service@chnABC. com 等公司公用的电子邮箱,以备对客户和潜在客户使用。同时耍以自己的名字注册邮箱,如:jane@chnABC.com。

做外贸开发最好还是在国外购买有关的电子邮箱,以免海外邮件服务器对大陆IP发出的开发信阻止接受。

3. 产品目录和报价单

很多公司有钱之后,洗泥上岸,财大气粗,开始注重自身形象和包装,花了不少钱去拍照和印刷精美的宣传画册,却不考得花钱请专业人士去提高画册的写作内容和英文词句。只重形式,不重内容,重硬件轻软件的思想严重,往往导致金玉其外、败絮其中。

其实,简洁髙效的电子版产品目录和报价单更为重要。一则是省钱省力、容易编辑,二则是灵活多变、容易修改,三则是发送简便,四则是便于追踪和精确管理。作为外贸专业人才,一定要自己学好如何制作精美的电子目录和报价单,掌握外贸开发的主动权,不需要找老板去申请任何经费和支持,自己当场解决问题。凡是高手都是自己动手的主动型人才,做亊情自发自动、积极主动。孜孜不倦、日积月累地追求完美效果,你就会在实践中从菜鸟成长为专家。

电子版的产品目录和报价单可以准备多种模式:有的筒单,有的全面;有的细致正规,有的轻松幽默,有的长期备货,有的一时促销,重要的或是主打的产品要准备单独详细的产品说明,类似纸质的单页产品介绍画册。

预先做好多种准备可以让你针对不同的客户情况,非常有针对地发送,而不是让客户从你的海量宣传资料或“迷你”的公司网站里自己去挖掘对他有用的资料。因为是电子版,你还可以挑选出最接近的模板,当客户有回复的时候或在MSN上联系的时候,你在几分钟做出修改,专门为某个客户定制出专为他准备的宣传资料,上面还填写上他的姓名和其他特别信息,这样可让对方倍感亲切和实用。

4. 客户疑问简答(Q&A)

注意收集潜在客户和客户的所有问题和反馈信息,充分分析和研究这些问题与反馈信息的字面意思和深层含义,深人思考对策,并形成文字,组成有用的问答系列。对于常见和一般的问答系列,你要放在公司网站上供对方参考,或提供单独的问答资料电子文件,在需要的时候立即发送给客户。对于敏感和特别的问答系列,你要更认真细致地准备好应对的资料,在对方提起的时候,按准备好的答案沉着回应。

在对上述四项内容有了万全准备之后,你在外贸开发实战中,就可以立即对客户的各种需求做出第一时间的快速反应。同时,要建立数据库并不断收集各种反应,进行开发效果的分析对比,不断思考和完善这些资料的准备工作,精益求精,提高效益。

 

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注